Privacyverklaring

Laatst aangepast op: 01 mars 2025

1. Over deze Verklaring

Deze Privacyverklaring ('Verklaring') legt uit hoe we informatie die, alleen of in combinatie met andere informatie, betrekking heeft op u ('Persoonsgegevens') in uw hoedanigheid van klant, leverancier of zakelijke partner (of als onze contactpersoon bij deze entiteiten) ('u' of 'uw') van PHOENIX Pharma Belgium ('PHOENIX Pharma Belgium', 'we', en 'onze') verzamelen, opslaan, delen en gebruiken ('verwerken').
Deze Verklaring bevat ook informatie over de rechten waarover u beschikt met betrekking tot uw Persoonsgegevens die we verwerken en hoe u deze kan uitoefenen.
PHOENIX Pharma Belgium neemt de naleving van haar privacy verplichtingen ernstig. Daarom hebben we deze Verklaring opgesteld, die de standaarden beschrijft die PHOENIX Pharma Belgium toepast om uw Persoonsgegevens te beschermen.
Voor de toepassing van deze Verklaring, treedt PHOENIX Pharma Belgium, met maatschappelijke zetel te Emile Vanderveldelaan 82, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe en geregistreerd bij de Kruispuntbank der Ondernemingen (RPR Brussel) onder nummer 0425.353.116 en met BTW nummer BE 0425.353.116 op als verwerkingsverantwoordelijke voor de Persoonsgegevens. Als verwerkingsverantwoordelijke, is PHOENIX Pharma Belgium verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat de verwerking van Persoonsgegevens in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, en meer specifiek met de Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG') en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Bovendien, kan PHOENIX Pharma Belgium ook optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor bepaalde verwerkingsactiviteiten met betrekking tot uw Persoonsgegevens op groepsniveau.
Neem alstublieft de tijd om deze Verklaring aandachtig door te nemen. Indien u vragen of opmerkingen zou hebben, gelieve contact op te nemen met onze Data Protection Officer via be-privacy@phoenixbelgium.be

2. Welke Persoonsgegevens verwerkt PHOENIX Pharma Belgium en waarom?

De categorieën van Persoonsgegevens die we kunnen verzamelen, en de redenen waarvoor we deze verwerken, omvatten:

Doel	Categorieën van Persoonsgegevens	Wettelijke basis	Bewaartermijn
Beheer klantenrelaties	• Naam; • Contactgegevens (e-mailadres, adres, telefoon nummer); • Functie; • BTW nummer; • Historiek bestellingen.	Contractuele noodzaak	Na afloop van het contract worden de gegevens bewaard voor een periode van 10 jaar, d.i. de wettelijke verjaringstermijn van toepassing op claims van de (belastings-) autoriteiten.
Beheer leveranciers	• Naam; • Contactgegevens (e-mailadres, adres, telefoon nummer); • Functie; • BTW nummer; • Historiek bestellingen.	Contractuele noodzaak	Na afloop van het contract worden de gegevens bewaard voor een periode van 10 jaar, d.i. de wettelijke verjaringstermijn van toepassing op claims van de (belastings-) autoriteiten.
Marketing	• Naam; • E-mail adres.	Het gerechtvaardigd belang van PHOENIX Pharma Belgium: het promoten van gelijkaardige diensten en/of producten van PHOENIX Pharma Belgium aan bestaande klanten.	De gegevens worden bewaard tijdens de duurtijd van het contract.
Facturatie	• Naam; • Adres; • BTW nummer; • Financiële informatie (rekeningnummer of andere betalingsinformatie)	Contractuele noodzaak	Na afloop van het contract worden de gegevens bewaard voor een periode van 10 jaar, d.i. de wettelijke verjaringstermijn van toepassing op claims van de (belastings-) autoriteiten.
Beheer van geschillen	• Naam; • Contactgegevens; • Historiek bestellingen.	Het gerechtvaardigd belang van PHOENIX Pharma Belgium: het promoten van gelijkaardige diensten en/of producten van PHOENIX Pharma Belgium aan bestaande klanten.	Na afloop van het contract worden de gegevens bewaard voor een periode van 10 jaar, d.i. de wettelijke verjaringstermijn van toepassing op claims van de (belastings-) autoriteiten.

*Wanneer de bovenstaande bewaartermijnen/criteria's zijn verlopen, zullen we deze ofwel verwijderen ofwel anonimiseren of, indien het voorgaande niet mogelijk is (bijvoorbeeld, omdat uw Persoonsgegevens opgeslagen werden in back-up archieven), dan zullen we uw Persoonsgegevens veilig bewaren en deze isoleren van elke verdere verwerking tot de verwijdering mogelijk is.

In sommige gevallen (zoals hierboven uiteengezet) zullen we uw Persoonsgegevens verwerken uit contractuele noodzaak. In dat geval bent u verplicht om ons uw Persoonsgegevens te verstrekken. Indien u ervoor kiest om in dat geval uw Persoonsgegevens niet mee te delen, zullen wij niet in staat zijn om onze overeenkomst met u na te komen.
Indien we u vragen om andere Persoonsgegevens te bezorgen die niet hierboven beschreven staan, dan zullen we op het ogenblik dat we deze Persoonsgegevens verzamelen, preciseren welke Persoonsgegevens we u vragen te bezorgen en de redenen waarom we dit vragen.
Van tijd tot tijd, kunnen we van derde partijen bepaalde Persoonsgegevens ontvangen die betrekking hebben op u, maar enkel indien deze derde partijen ofwel uw voorafgaandelijke toestemming hebben bekomen of hiertoe wettelijk toegelaten of verplicht zijn.
In het algemeen zullen we de Persoonsgegevens die we van u verzamelen enkel gebruiken voor de doeleinden die omschreven zijn in deze Verklaring of voor doeleinden die we aan u uitleggen op het ogenblik dat we uw Persoonsgegevens verzamelen. We kunnen uw Persoonsgegevens echter ook gebruiken voor andere doeleinden die niet onverenigbaar zijn met de doeleinden die we aan u hebben meegedeeld (zoals voor archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden) indien en in de gevallen waarin dit toegelaten is onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

3. Aan wie geeft PHOENIX Pharma Belgium uw Persoonsgegevens door?

We kunnen uw Persoonsgegevens meedelen aan de volgende categorieën van ontvangers:

(a) aan onze groepsvennootschappen voor doeleinden die overeenstemmen met deze Verklaring. We nemen voorzorgsmaatregelen om enkel toegang te verlenen tot Persoonsgegevens aan die medewerkers die een gerechtvaardigde zakelijke reden hebben om toegang te krijgen.
(b) aan onze derde partijen verkopers, dienstverleners en partners die diensten leveren aan ons voor het verwerken van persoonsgegevens, of die anderszins Persoonsgegevens verwerken voor doeleinden die omschreven zijn in deze Verklaring of aan u meegedeeld werden op het ogenblik dat we uw Persoonsgegevens verzamelen. Dit omvat mededelingen aan derde partijen die bepaalde diensten aan ons leveren, inclusief om ons te ondersteunen op gebieden zoals het beheer of de ondersteuning van ons IT platform of het leveren van support diensten, het beheer van onze IT infrastructuur- en applicatiediensten, marketing of data analyse.
(c) aan elke bevoegde wetshandhavingsinstantie, regelgevende instantie, overheidsinstantie, rechtbank of andere derde partij indien we geloven dat een mededeling noodzakelijk is (i) vanwege de geldende wetgeving of regulering, (ii) om onze wettelijke rechten uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen, of (iii) om uw vitale belangen of diegene van een andere persoon te beschermen.
(d) aan onze auditoren, wettelijke vertegenwoordigers en gelijkaardige agenten in het kader van adviesverlening die zij aan ons verstrekken voor gerechtvaardigde zakelijke doeleinden en onder een contractueel verbod om de Persoonsgegevens voor een ander doeleinde te gebruiken.
(e) aan een potentiële koper (en diens agenten en adviseurs) in verband met een voorgenomen koop, fusie of overname van gelijk welk deel van onze onderneming, op voorwaarde dat we de koper informeren dat hij enkel uw Persoonsgegevens mag gebruiken voor de doeleinden omschreven in deze Verklaring.
(f) aan gelijk welke andere persoon indien we uw voorafgaande toestemming hebben voor deze mededeling.

4. Hoe beschermen we uw privacy?

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met deze Verklaring, als volgt:

(a) Behoorlijkheid: We zullen uw Persoonsgegevens behoorlijk verwerken. Dit betekent dat we transparant zijn over hoe we uw Persoonsgegevens verwerken en dat we deze zullen verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet.
(b) Doelbinding: We zullen uw Persoonsgegevens voor welbepaalde en rechtmatige doeleinden verwerken, en zullen deze niet verwerken op een wijze die niet verenigbaar is met deze doeleinden.
(c) Proportionaliteit: We zullen uw Persoonsgegevens verwerken op een wijze die evenredig is met de doeleinden die de verwerking beoogt te bereiken.
(d) Juistheid van gegevens: We nemen passende maatregelen om te verzekeren dat de Persoonsgegevens waarover we beschikken juist en volledig zijn, en waar nodig, geactualiseerd worden. Het is echter ook uw eigen verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens zo juist, volledig en actueel mogelijk door ons worden bijgehouden en om ons onmiddellijk te informeren over elke wijziging of fout aan/in uw Persoonsgegevens. U dient onmiddellijk PHOENIX Pharma Belgium te verwittigen van elke wijziging of fout aan/in de Persoonsgegevens die we over u bijhouden (bv. adreswijziging).
(e) Gegevensbeveiliging: We gebruiken gepaste technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens die we over u verzamelen en verwerken te beschermen. De maatregelen die we gebruiken zijn ontworpen om een beveiligingsniveau te voorzien dat afgestemd is op het risico van de verwerking van uw Persoonsgegevens.
(f) Verwerkers: We kunnen derde partijen betrekken om uw Persoonsgegevens te verwerken voor en ten behoeve van PHOENIX Pharma Belgium. We verplichten zulke verwerkers om de Persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies te verwerken en om passende stappen te ondernemen om te verzekeren dat de Persoonsgegevens beschermd blijven. Het gaat hier over bedrijven die we hebben ingeschakeld voor ICT-technische ondersteuning en hostingdoeleinden, voor administratieve doeleinden (bijv. CRM systeem), voor logistieke doeleinden (bijv. order picking, levering, etc.), voor betalingsdoeleinden en voor marketingdoeleinden.
(g) Internationale doorgifte van gegevens (buiten de EEA): Uw Persoonsgegevens kunnen geheel of gedeeltelijk opgeslagen of overgedragen worden in landen die geen deel uitmaken van de Europese Economische Ruimte (de 'EER' bestaat uit alle lidstaten van de EU, plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein). Deze staan bekend als 'derde landen' en hebben mogelijk minder strenge wetten op het gebied van gegevensbescherming dan die in het de EER.
Dit betekent dat wij extra stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens net zo veilig en betrouwbaar worden behandeld als in de EER. Wij zullen uw persoonsgegevens alleen doorgeven aan landen die naar het oordeel van de Europese Commissie een adequaat niveau van bescherming van persoonsgegevens bieden. Meer informatie is verkrijgbaar bij de Europese Commissie.
Wij gebruiken specifieke contracten met externe derden die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd (ook wel bekend als de Standard Contractual Clauses: SCC) voor de overdracht van persoonsgegevens naar derde landen. De SCC's garanderen dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens als die welke in het kader van het AVG zou gelden. Daarnaast worden aanvullende maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.

5. Uw rechten betreffende gegevensbescherming

U beschikt over de volgende rechten betreffende gegevensbescherming:

(a) Indien u toegang wenst te krijgen tot uw Persoonsgegevens, of deze wenst te corrigeren, actualiseren of om de verwijdering van uw Persoonsgegevens wenst te verzoeken, kan u dit op gelijk welk ogenblik doen door ons te contacteren via de volgende contactgegevens: be-privacy@phoenixbelgium.be.

(b) Bovendien kunt u, in bepaalde omstandigheden zoals uiteengezet in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, bezwaar maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, ons vragen om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken of verzoeken om de overdraging van uw Persoonsgegevens. Het recht op overdraging van uw Persoonsgegevens betekent dat u het recht heeft om de Persoonsgegevens die u aan ons verstrekt heeft en die wij verwerken via geautomatiseerde procedés, over te dragen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke, op voorwaarde dat we uw Persoonsgegevens hebben verwerkt op basis van contractuele noodzaak of met uw toestemming. U kunt opnieuw deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via de volgende contactgegevens: be-privacy@phoenixbelgium.be.

(c) Indien we uw Persoonsgegevens verzameld en verwerkt hebben met uw toestemming, dan kan u op gelijk welk ogenblik uw toestemming intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van gelijk welke verwerking die we uitgevoerd hebben vóór de intrekking noch op de verwerking van uw Persoonsgegevens die verder uitgevoerd wordt op basis van rechtmatige gronden andere dan uw toestemming.

(d) U beschikt over het recht om u op gelijk welk ogenblik af te melden voor marketing communicatie die we u toesturen. U kunt dit recht uitoefenen door de stappen te volgen uiteengezet in de toepasselijke marketing communicatie. Gelieve ons te contacteren via de contactgegevens hierboven vermeld om u af te melden voor andere vormen van marketing (zoals postmarketing of telemarketing).

(e) Indien u een klacht heeft of bezorgd bent over hoe we uw Persoonsgegevens verwerken, zullen we trachten om deze bezorgdheden te verhelpen. Indien u vindt dat we uw klacht of bezorgdheid onvoldoende hebben aangepakt, beschikt u over het recht om een klacht in te dienen bij een autoriteit voor gegevensbescherming over de verzameling en verwerking door ons van uw Persoonsgegevens. Voor meer informatie, gelieve de website van de autoriteit voor gegevensbescherming te raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be ( contact@apd-gba.be ; Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, telefoon: 02 274 48 00).
We beantwoorden alle verzoeken die we ontvangen van individuen die hun rechten betreffende gegevensbescherming wensen uit te oefenen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming.

6. Wijzigingen aan deze Verklaring

Deze Verklaring kan van tijd tot tijd gewijzigd worden om aangepast te worden aan juridische, technische of commerciële wijzigingen. Wanneer we onze Verklaring zouden wijzigen, zullen we de gepaste maatregelen nemen om u hierover te informeren, aangepast aan het belang van de wijzigingen die we doorvoeren. Indien en waar vereist door de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming, zullen wij uw toestemming vragen voor materiële wijzigingen aan deze Verklaring.
U kunt zien wanneer deze Verklaring voor het laatst werd gewijzigd, door de 'laatst gewijzigd op' datum te bekijken die bovenaan deze Verklaring wordt getoond.